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世の中は自分のちからで面白く

そろそろ30歳だが、思い描いた30歳なのだろうか。

全社会人必見!IME辞書で手軽にビジネスを効率化

どうも、イェーガーです。

本日は全ての社会人に役立つ豆知識を公開したいと思います。とはいっても、一流のビジネスマンであれば基本的にしていることであり、これほど無駄を省けることはない!ということで当たり前の方もいらっしゃるかもしれません。そんなときは、教えるのが面倒だけど、当たり前にインストールしてほしい後輩にこのブログを読ませてもらえればありがたいなーと。

本日ご紹介するのは、PCに基本的に備わっている「辞書ツール」を使うということです。メール・FAX・提案書など日々の業務で文章を作成していると思います。その中で、どれぐらい同じ文章をタイプしているのでしょうか。タイピングのスピードを競うe-typingで「雷神」の称号を獲得しているような神速の持ち主であっても以下の文章は2分はかかるのではないでしょうか。
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田中 様

いつも大変お世話になっております。
イェーガー株式会社の山田太郎でございます。

昨日は貴社にてお話しを伺うお時間を頂きまして
誠にありがとうございました。

田中様からご依頼いただきました提案書と
お見積書を添付いたしますので、
よろしくご査収くださいませ。

また来週のアポイントの際にも詳細を説明
差し上げますので、ぜひわが社をご検討の
1社に入れていただきましてプロジェクトを
進めていただければ幸いでございます。

どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

いったん署名が―とか、相手の会社名がーとか細かいことは無しにしてください。私は適当に作ったこのメールに思考する時間も含めて3分かかりました。ただ、これを以下の手順で「仕込み」をすれば、私でも2分以下。神速のタイピングの持ち主で1分以下で仕上げることができるのではないでしょうか。

IMEの辞書ツール

これは、何かの単語を変換する際に、Microsoftが標準インストールしている変換用の辞書です。なので、私が「かぶしきがいしゃ」と入力し、スペースキーを押せば「株式会社」として変換されるわけです。当たり前です。ただ、使用頻度の高いものをさらに自分用として追加することで、たとえば「かぶ」と入力すれば「株式会社」と表示される。そんな時短の裏技を圧倒的に持っておこうということなんです。

ちなみに、私は仕事でGoogleIMEを使用しております。なんかニッチなものまで変換してくれるし、顔文字が豊富なんですよね。(仕事なのに。。。)
www.google.co.jp

今回は最近買い換えた自宅のPCで設定方法をご紹介しますので、初めて辞書登録を行う皆さんと同じように進めていきますね。

辞書登録の方法

まずはIMEを起動させないといけないので、ワードでもメモ帳でもいいので、文字を入力できる環境を作ってください。例えば何も起動していないデスクトップの状態ですと、IMEも画面に出てこなかったり、Win10の私と同じものですと、「IMEが無効です」と表示されますので、辞書登録ができません。さて、皆さんがIMEを触れるようになったという前提で進めていきます。
まずは、Win10のものとなりますが、

  1. 右下の「あ」と書かれている部分を右クリック
  2. 「ユーザー辞書ツール」をクリックして辞書一覧を起動

ここまでいけたしたね。そこでさらに、以下の画像の赤い○で囲っている単語登録の部分をクリックしてください。
f:id:jagermeister:20160429235448p:plain

そうすると、このような登録画面が出てきます。
f:id:jagermeister:20160429235453p:plain
この画面で、今から大量の単語登録を行います。

まずはじめに、メールでよく使う冒頭部分を登録してみましょう。
f:id:jagermeister:20160429235458p:plain
こんな感じで。私は登録の途中でキャプチャを作ってしまいましたが、単語の種類を短縮読みにしておくことを忘れずに。最後に登録ボタンを押して完了です!
※ここで大事な部分となりますが、私が登録しているのは「単語」ではなく文章です。ここが大事なポイントで単語を登録しても1秒の時短にしかなりません。
ただ、文章となると数秒の時短になり、その効果は1メールで1分ぐらいの時短になります。ちなみに、辞書登録になれてしまった場合、あまりに楽すぎて他人のPCが使えなくなりますので、ご注意ください。笑
また、昨今のPCは本当にかしこくなっていますので、同音異義語ぐらいであれば数回使うだけですうに最初に変換してくれるようになっています。
私は、サービス業ということで、「ご縁」という単語をよく使うのですが最初の方は「五円」が出てきて少しだけ苦労しました。

Win10ではない方へ

Win7の場合、タスクバーの右端に表示されていると思いますので、MS_IMEなら赤色、Google_IMEなら青色の丸いアイコンを右クリックしてみてください。

Win8の方は。。。そうそうにWin10に無償UPすることをお勧めいたします。。。

辞書登録のポイント

社会人になれば、「3回同じことをすれば効率化のチャンス」と捉えてください。もちろん、日々のルーティンが社会人の基礎教養になるかと思いますので、3回したものは10回、100回と同じことをするはずです。そんな時に、1回10分でやった仕事を5分で終えることができれば、例えば1か月あたり100回する業務としても、毎月500分の余剰が生まれています。その500分で何ができるでしょうか。

  • さらに仕事を増やして給料UP
  • 後輩を育成して、チームの数値達成
  • 残業する日にちが減って、プライベートの時間が増える

本当、なんでもできますよね!意識高い系でなくても、意識低い系で早く仕事を終えたかったとしても、その環境をこっそり自分で作ってしまえば必ず自分に返ってきますからね。

ちなみにコストはかかります

すげーって思っていただいた方、ありがとうございます。ただ、わかっていると思いますが、登録には結構な時間を要します。私は会社のPCが大破したときに新PCの初期設定(自分仕様へのカスタマイズ)に6時間っかりました。辞書登録の設定だけで、たぶん2時間弱ぐらいは。。。あれは苦行でした。。。でも先ほども言った通りです。時短になった総時間を考えると、投資すべき時間ですよね!2時間ぐらい!しかも、仕事をしていれば、常に「あ、これも登録しておかないと!」と20秒ぐらいでできますので、仕事が変わったり、役職をもらって管理職になったりと見える世界が変われば、カスタマイズの内容も進化していくと思います。

ちなみに、1文の「いつも大変お世話になっております。」は皆さん何秒ですか?私は通常タイピングで5秒、辞書登録後は0.6秒でした。笑 また社外へのメールは1日10通ぐらいなので、
「10通×4.4秒×20日勤務=880秒=14分/月」の時短になります。これが登録すればするほど月々の総時間が削減されていくことを考えると。。。なんかブログで稼ぐ!みたいですね。PV数×クリック率×…みたいな。

最後に

ここで、皆さんもやってみましょう!で終えるのではなく、私が会社で登録している一覧を書けるだけ書いてみようと思います。飽きるまで転記してみようと思いますので、「あ、俺の会社でもこの言い回し多いわー」という方。さっさと登録して時短に励みましょう!

「いつも」
→いつも大変お世話になっております。
※「。」まで入れるのが大事。

「いえ」
→イェーガー株式会社の山田でございます。
※もちろん会社名は適当ですが、例えば「ぱな」→「パナソニック株式会社」とかいう使い方になります。

「この」
→この度は、お問合せをしていただきまして

「まこと」
→誠にありがとうございます。

「また」
→また何かご不明点がございましたら、お問合せくださいませ。

「なに」
→何卒、よろしくお願い申し上げます。

「おつ」
→おつかれさまです。山田です。
※これは社内用です

「ひょう」
→表題の件に関して、確認いたしました。

「ひろた」
→廣田
※難しい方の漢字を使っている後輩です。

「HR」
→人事部の山田でございます。
※人事をしていたときの話で、「Human Resource」の略称を社内で使っていました。会社名が英語表記の企業であったり、耳なじみのよい呼称に合わせるとタイプのスピード感もあがりますね。
例えば「MU」→「三菱東京UFJ銀行」とかでしょうか。(銀行は社外つながるネットワークを持っていないのですが。。。)

「おめ」
→達成おめでとう!
※部下、他事業部の同期によくするメール


※※注意点※※
同じ読みがなを登録すると、変換キーで登録した単語を「選ぶ」という作業が発生しますので、注意してください。例えば「お」→「お疲れさま」「お世話になります」などで登録した場合、
社内外のシチュエーションに応じてスペースキーの回数が増えてしまうという。私は二度手間なんか死んでしまえー。と思っていますので、皆さんも登録した工数以上の小さなストレスをためないようにがんばってくださね!

ではまた。

How Google Works (ハウ・グーグル・ワークス)  ―私たちの働き方とマネジメント

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