これからはじめる宴会幹事の押さえるべきポイント１

どうも、イェーガーです。

そろそろ会社の忘年会の追い込みシーズンですね。
持ち回り制のところもあれば、新入社員に任せる企業様も。
パーティプランナーとして長年働いている中で、
忘年会は毎月の売上の軽く1.5倍をみこめますので
私達としても追い込みのシーズンでもあります。

合わせてあるのが、パーティの件数が多い分、
トラブルが多いのも忘年会。皆さんもハメを外してしまいますからね。。。

宴会幹事様には「抑えるべきポイント」を数点押さえれば
実は簡単にうまくいく。

逆に自分が大事だと思っているけど、たいして大事では無いポイントに
固執すればするほど泥沼にはまっていく。

簡単にポイントをまとめましたので、お役に立てていただければと思います。

●料金
これは最も大事なポイントです。何よりお金のことは会費を払うタイプのパーティだと
全員の心象に関わってきますので。

１，基本料金
基本料金とは料理・飲み物など必要最低限なものとなります。一般的に、
・お料理
・お飲物
・個室料
などがあります。

たとえば5,000円×人数といったもの。5,000円の内訳が、
・お料理：2,500円
・お飲物：2,000円
・個室料：500円
といった具合です。

２，オプション料金
「5,000円×人数」を支払えば、あれもこれもできると思っていたのに。。。
ここがトラブルのポイントです。

・マイクなど音響備品使用
・スクリーン/プロジェクター使用
・各種商品のレンタル代
・乾杯用のスパークリングワイン
・その他、控え室などの使用料

5,000円に何が含まれているのか？記載がないものは、「パーティ会場に無い」
「備品としてレンタル料金がかかる」などもことがありますので、
必ず確認することが必要です。

一般的に、「他に料金がかかるものはありますか？」と聞かれることがあります。
ただ、こちらとしては「何をするのかわかれば料金も伝えれるけどなー」と
思ってしまうのです。

例えばビンゴゲーム。会場別に見ても、「レンタル無料、レンタル●●●円、
そもそも持っていません」など多種多様。
一方で、幹事様がPCのフリーソフトをインストールしてお持込することも。

PCを持ち込むのか？会場でレンタルできるのか？料金は必要なのか？
スクリーンやプロジェクターのレンタル代金は？

なにかをしようとすると、そのための料金ややるべきことが明確になってきます。
ということで、「進行のたたき台だけでも決めてから会場探しや、打ち合わせに望む」
という一手間が必要になってきます。

３，そもそもの予算感は？
これが一番大事なのですが、皆さんが奮闘しているパーティの予算はいくらなんでしょうか？
会社が互助会費として、いくら支給してくれるのか？

前年の実績はいくらなのか？最終の請求書の実績は経理に保管されており、取得できるのか？

●まとめ
・そもそもの予算感を把握して
・前年の実績でもいいので進行のたたき台を作成し
・必要スペックを持っている会場を探し
・予算通りのプランが組める会場を予約する

これだけで、幹事の仕事の2割ぐらいは終わったと思います。
必要なノウハウはたくさんあります。

頑張って幹事の役目をはたしてくださいね！

ご質問などあれば、コメントくださればお返事をさせていただきますね！